Inoltra le email dei clienti su Jet Studio – Centro Assistenza

Configura la tua casella per mandare le email dei clienti all'indirizzo dedicato allo studio: ogni email diventa un'attività su Jet Studio e, se il mittente corrisponde a un cliente, viene associata a lui in automatico. Questo articolo è per gli studi che usano Jet Studio e vale sia per Outlook sia per Gmail.

Come funziona

Ogni email che arriva all'indirizzo dedicato allo studio (che creiamo noi per voi) genera automaticamente un'attività su Jet Studio. Se l'indirizzo del mittente è associato a un cliente, colleghiamo l'attività a quel cliente senza che tu debba fare nulla. Così le richieste dei clienti smettono di rimanere sparse nella posta e le ritrovi già ordinate nel posto giusto.

Il funzionamento dipende da un dettaglio importante: l'email deve arrivare a Jet Studio mantenendo l'indirizzo del mittente originale. Per questo su Outlook si usa il reindirizzamento e non l'inoltro classico (te lo spieghiamo nei passaggi).

L'indirizzo dedicato resta dietro le quinte

L'indirizzo che ti diamo non va condiviso con i clienti. Non serve a loro: serve a te per impostare la regola di inoltro o reindirizzamento sulla tua casella. I clienti continuano a scrivere all'indirizzo dello studio che conoscono già, e la regola fa il resto: le loro email arrivano in automatico su Jet Studio, senza che debbano cambiare nulla nelle loro abitudini.

Prima di iniziare: richiedi l'indirizzo dedicato

L'indirizzo email dedicato allo studio lo creiamo noi di Jet Studio. La configurazione dell'inoltro sulla tua casella, invece, la fai tu: sono azioni che restano sotto il tuo controllo. Se vuoi, ti guidiamo passo passo in call.

Su Jet Studio apri la sezione Assistenza.
Clicca Contattaci e mandaci un messaggio chiedendo di attivare l'inoltro email allo studio.

Non serve un formato particolare: al tuo messaggio fissiamo un meeting gratuito di 15 minuti in cui attiviamo la funzione insieme e ti forniamo l'indirizzo email dedicato. Ha una forma simile a xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx@mail.jetstudio.it ed è univoco per il tuo studio. Tienilo a portata di mano: ti serve sia per Outlook sia per Gmail.

Configura il reindirizzamento su Outlook

Su Outlook crei una regola che reindirizza le email in arrivo all'indirizzo dello studio. Il reindirizzamento mantiene il mittente originale, quindi Jet Studio riesce a riconoscere il cliente.

Fallo dalla versione web di Outlook

Questa procedura va fatta da Outlook sul browser, non dall'app installata sul PC: l'azione Reindirizza a è disponibile nelle regole della versione web.

Per aprirla, vai su outlook.com e accedi con l'account dello studio. Se usi un account aziendale Microsoft 365, l'indirizzo è di solito outlook.office.com. Una volta dentro, trovi le impostazioni delle regole seguendo i passaggi qui sotto.

Come fare

In alto a destra apri Impostazioni.
Vai su Posta e poi su Regole.
Clicca Aggiungi regola.

Dai un nome alla regola, ad esempio Reindirizzamento a Jet Studio.
In Aggiungi una condizione scegli il criterio con cui filtrare le email. Con Da reindirizzi solo le email di mittenti specifici (utile se vuoi mandare a Jet Studio solo quelle dei clienti). Se preferisci reindirizzare tutta la posta in arrivo, puoi impostare una condizione ampia.
In Aggiungi un'azione seleziona Reindirizza a e inserisci l'indirizzo dello studio.
Lascia attiva l'opzione Interrompi l'elaborazione di altre regole se vuoi che questa sia l'ultima regola applicata.
Clicca Salva.

Reindirizza, non inoltrare

Nel menu delle azioni trovi due voci simili: Reindirizza a e Inoltra a. Scegli sempre Reindirizza a.

Il motivo è pratico: il reindirizzamento consegna l'email conservando l'indirizzo del mittente originale, così Jet Studio può associarla al cliente. L'inoltro, invece, fa risultare lo studio come mittente e l'associazione automatica non funziona.

Configura l'inoltro su Gmail

Su Gmail la funzione equivalente si chiama Inoltro. Qui l'obiettivo è inoltrare solo le email dei clienti che scegli, non tutta la posta in arrivo: prima aggiungi l'indirizzo dello studio, poi crei un filtro sugli indirizzi dei clienti da mandare su Jet Studio.

1. Aggiungi l'indirizzo dello studio

Apri Gmail da computer con l'account da cui vuoi inoltrare le email.
In alto a destra clicca l'icona Impostazioni e poi Visualizza tutte le impostazioni.
Apri la scheda Inoltro e POP/IMAP.
Nella sezione Inoltro clicca Aggiungi un indirizzo di inoltro e inserisci l'indirizzo dedicato allo studio.

Gmail invia una richiesta di conferma all'indirizzo dello studio. Dato che quella casella la gestiamo noi, completiamo insieme questo passaggio durante la call di attivazione: appena l'indirizzo è confermato, puoi selezionarlo nel filtro.

2. Crea un filtro sugli indirizzi dei clienti

Con il filtro decidi quali mittenti inoltrare: aggiungi gli indirizzi email dei clienti che vuoi far arrivare in automatico su Jet Studio.

Nella barra di ricerca in alto clicca l'icona delle opzioni di ricerca.
Nel campo Da inserisci gli indirizzi dei clienti da inoltrare. Puoi metterne più di uno separandoli con OR (ad esempio mario@cliente1.it OR ufficio@cliente2.it).
Clicca Crea filtro.
Spunta Inoltra a e seleziona l'indirizzo dello studio dal menu.
Se vuoi che queste email non ti restino da leggere, puoi spuntare anche Segna come già letto.
Clicca Crea filtro (o Aggiorna filtro se stai modificando un filtro esistente).

Tieni presente che il filtro vale per le email che arrivano da quel momento in poi: i messaggi già ricevuti non vengono inoltrati.

Quando arriva un nuovo cliente, ricordati di aggiungere il suo indirizzo al filtro (o di crearne uno nuovo) così anche le sue email arrivano su Jet Studio.

Domande frequenti

Cosa succede se il mittente non è associato a nessun cliente? L'attività su Jet Studio viene comunque creata. Non risulta collegata a un cliente perché non c'è una corrispondenza sull'indirizzo del mittente, ma puoi associarla manualmente al cliente giusto quando la apri.

Posso mandare a Jet Studio solo le email di alcuni clienti? Sì. Su Outlook usa la condizione Da per indicare i mittenti; su Gmail crea un filtro sui mittenti e spunta l'azione Inoltra a.

Le email restano anche nella mia casella? Sì. Sia il reindirizzamento su Outlook sia l'inoltro tramite filtro su Gmail lasciano l'email originale nella tua casella: ne mandano una copia a Jet Studio senza toglierla dalla tua posta.

Hai bisogno di attivare la funzionalità o di una mano nella configurazione? Apri la sezione Assistenza su Jet Studio e clicca Contattaci.