Configura l'archivio documentale e le tipologie di documenti

Questo articolo è per l'amministratore di studio. Spiega come organizzare l'Archivio documentale dello studio: configurazione generale, tipologie di documenti, documenti di default del ciclo paghe e regole di visibilità.

Tutto si gestisce da Impostazioni studio → Documenti.

Decidi cosa allegare alle email di notifica

Nella configurazione generale scegli come arrivano i documenti del ciclo paghe al cliente:

• lasciare gli allegati visibili direttamente nell'email di notifica;
• oppure inviare solo l'accesso a Jet Studio, dove il cliente visualizza la documentazione.

Gestisci le tipologie di documenti (archivio)

In Archivio documenti crei e organizzi le categorie del tuo archivio.

• Puoi creare qualsiasi tipologia di documento ti serva, con Crea tipologia in alto a destra.
• Elaborazioni mensili è la cartella di default dove vengono archiviati i documenti definitivi del ciclo paghe. Puoi modificarla in qualunque momento.
• Cedolini è la cartella di default dove confluiscono i cedolini che invii ai lavoratori.

Per ogni tipologia decidi quali utenti del cliente possono visualizzarla:

• Sì: l'utente vede tutti i documenti di quella tipologia;
• No: l'utente non può visualizzare quel tipo di documento;
• Solo per alcuni documenti: selezioni al momento del caricamento quali file lasciare visibili a quell'utente.

Tieni una cartella interna di studio

Di default trovi già la cartella Documenti di studio, non visibile da nessun utente esterno al tuo studio. Puoi crearne altre con Crea tipologia in alto a destra.

Imposta i documenti di default del ciclo paghe

In Tipologie documenti → Impostazioni ciclo paghe definisci l'elenco di documenti che assegni ai clienti quando attivi un ciclo paghe. È un elenco minimo standard: al momento dell'attivazione di un cliente puoi sempre selezionare documenti specifici.

• Per togliere una tipologia dalla lista del ciclo paghe: Azioni → Disattiva. Quel documento non comparirà più nel menù di selezione all'attivazione di un ciclo.
• Per lasciare un documento nell'elenco senza che sia di default, imposta No su tutte le colonne.

[Screenshot: tabella Tipologie documenti > Impostazioni ciclo paghe]

Capire "archivia per" e "visibile dal"

Sono due concetti diversi: archiviare un documento non lo rende automaticamente visibile a nessuno. La visibilità si imposta a parte.

Archivia per indica a chi è associato il documento:

• Archivia per cliente: il documento è assegnato a un cliente (esempio: lo studio lo assegna al cliente Test S.r.l.).
• Archivia per persona: il documento è assegnato a un membro del personale (esempio: lo studio lo assegna al lavoratore Mario Rossi).
• Archivia per ciclo paga: il documento è assegnato al mese di elaborazione selezionato.

Visibile dal indica chi può effettivamente vederlo accedendo al portale:

• Visibile dal cliente: il cliente vede il documento quando accede a Jet Studio.
• Visibile dalla persona: il lavoratore vede il documento quando accede a Jet Studio.
• Visibile dal commercialista: il commercialista vede il documento quando accede a Jet Studio.

Domande frequenti

Posso avere una cartella interna di studio? Sì. La cartella Documenti di studio esiste di default e non è visibile a nessun utente esterno. Puoi crearne altre con Crea tipologia.

Archiviare un documento lo rende visibile al cliente? No. L'archiviazione associa il documento; la visibilità va impostata separatamente con le opzioni "Visibile dal".