Scrivi una volta i contratti, le lettere e gli incarichi che usi spesso, e lascia che Jet Studio li compili con i dati dell’anagrafica. Questo articolo è per i Consulenti del Lavoro e gli operatori dello studio.
Perché usare un template
Un template è un documento riutilizzabile che contiene dei segnaposto, le variabili. Quando generi un documento dal template, le variabili si riempiono con i dati reali di cliente, dipendente e rapporto di lavoro.
Così scrivi il testo una volta sola e non devi ricopiare a mano ragione sociale, codice fiscale o CCNL a ogni documento.
Chi vede i template: solo lo studio. Clienti e dipendenti non vedono né i template né i documenti in lavorazione. Vedono solo il PDF finale, e solo se scegli tu di renderlo visibile quando lo archivi.
Trovi tutto nel menu a sinistra, in Documenti. La voce si apre in tre sezioni: Archivio, Template e modelli e Documenti generati.
Parti dai template già pronti
In Template e modelli trovi già alcuni template che Jet HR prepara per ogni studio, come contratti, informative e moduli. Il loro nome inizia con “Preset -” e sono già creati, quindi puoi usarli subito. Puoi modificarli oppure duplicarli per farne una tua versione.
Chi può creare e modificare i template
Possono creare e modificare i template gli utenti con il permesso Gestione documenti: Amministratore. Gli altri utenti dello studio aprono i template in sola lettura con Visualizza, ma possono comunque generare documenti.
Come creare un template
- Nel menu a sinistra, apri Documenti › Template e modelli.
- Clicca Nuovo. Si apre l’editor a tutto schermo.
- Inserisci il Titolo del template. È obbligatorio: senza titolo non puoi salvare.
- Scrivi il testo. Puoi usare titoli, grassetto, corsivo, elenchi e allineamento, come in un normale editor di testo.
- Posiziona il cursore dove vuoi inserire un dato, clicca Inserisci e scegli la variabile. Trovi i dettagli nella sezione qui sotto.
- Per vedere come verrà il documento, clicca Vedi anteprima in PDF.
- Quando hai finito, salva:
- clicca Crea template se il template è pronto all’uso. Vedrai il messaggio “Template creato con successo”;
- clicca Salva come bozza se vuoi riprenderlo più tardi. Vedrai il messaggio “Bozza salvata con successo”.
Dopo il salvataggio l’editor si chiude e torni all’elenco dei template.
Puoi generare documenti solo da un template creato. Una bozza resta in lavorazione finché non la crei.
Scegli il tipo di variabile
Con Inserisci puoi aggiungere due tipi di variabile.
Variabile da anagrafica
Si compila in automatico con i dati già presenti in Jet Studio. Clicca Variabile da anagrafica, scegli il gruppo e poi la variabile. In ogni passaggio puoi cercare per nome. Per tornare al passaggio precedente usa la freccia in alto.
| Gruppo | Dati disponibili (alcuni esempi) |
|---|---|
| Cliente | Nome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo della sede legale |
| Lavoratore | Nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, cittadinanza, sesso, data e luogo di nascita |
| Rapporto di lavoro | Natura e tipo del rapporto, date di inizio e fine, qualifica, CCNL, sede e orario di lavoro |
| Generali | Data odierna |
Sesso, data e luogo di nascita del lavoratore sono ricavati dal codice fiscale. Se il codice fiscale in anagrafica è corretto, lo sono anche questi dati.
Variabile personalizzata
È un segnaposto che crei tu, per i dati che non sono in anagrafica e che cambiano da un documento all’altro. Lo compili a mano quando generi il documento.
- Clicca Inserisci › Variabile personalizzata › Aggiungi variabile personalizzata.
- Scrivi il Nome della variabile, per esempio “Retribuzione lorda annua”.
- Scegli il Tipo di campo: Testo, Data o Sì/No.
Una variabile personalizzata vale solo per il template in cui la crei. Se ti serve lo stesso dato in più punti del testo, non crearla di nuovo: in Inserisci › Variabile personalizzata trovi le variabili già presenti nel documento. Scegline una e avrà lo stesso valore ovunque.
Come appare una variabile nel testo
Ogni variabile appare nel testo come un’etichetta colorata. Sotto l’editor trovi la nota “Le variabili verranno risolte alla creazione del documento, in base ai dati scelti.”
Vuol dire che nel template vedi solo il segnaposto. Il valore reale compare quando generi il documento e scegli cliente, dipendente e rapporto di lavoro.
Gli stati del template
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Bozza | Il template è in lavorazione. Non puoi ancora usarlo per generare documenti. |
| Creato | Il template è pronto. È l’unico stato da cui puoi generare documenti. |
| Archiviato | Il template è fuori uso. Non viene cancellato e resta modificabile. |
Nell’elenco dei template puoi filtrare per stato.
Attenzione: se apri un template creato e clicchi Salva come bozza, il template torna in Bozza e non puoi più generare documenti finché non clicchi di nuovo Crea template. Per salvare le modifiche lasciandolo creato, clicca Salva modifiche.
Archiviare un template
Quando un template non ti serve più, archivialo: non lo usi più per generare documenti, ma non perdi nulla.
- In Template e modelli, trova il template e apri il menu nella colonna Azioni.
- Clicca Archivia.
- Nella finestra Archivia template, clicca Archivia per confermare.
Vedrai il messaggio “Template archiviato con successo”.
Archiviare un template significa solo toglierlo dall’uso. È diverso da archiviare un documento generato, che invece deposita il PDF nell’Archivio dello studio.
Rimettere in uso un template archiviato
Non c’è un pulsante per riattivarlo in un solo passaggio. Hai due strade:
- Riprendi lo stesso template: aprilo con Modifica e clicca Salva come bozza. Il template torna in Bozza. Poi riaprilo e clicca Crea template.
- Parti da una copia: dal menu Azioni, clicca Duplica. Ottieni una bozza chiamata “Copia di…” con lo stesso contenuto, che puoi modificare e creare. L’originale resta archiviato.
Se apri un template archiviato e clicchi Salva modifiche, salvi il testo ma il template resta archiviato.
Se qualcosa non va
Esci dall’editor e compare “Modifiche non salvate”
Jet Studio ti chiede: “Vuoi uscire senza salvare? Le modifiche andranno perse.” Se vuoi tenere il lavoro fatto, clicca Continua a modificare e poi Salva come bozza. Se invece vuoi scartare le modifiche, clicca Esci senza salvare.
Le variabili non si caricano
Se vedi “Non è stato possibile caricare le variabili. Riprova tra poco.”, si tratta di un problema temporaneo. Aspetta qualche istante e clicca di nuovo Inserisci. Se il problema continua, scrivici.
Il template non compare quando generi un documento
Puoi generare documenti solo dai template creati. Controlla lo stato del template nell’elenco:
- se è in Bozza, aprilo con Modifica e clicca Crea template;
- se è Archiviato, segui i passaggi in “Rimettere in uso un template archiviato”.
Non vedi il pulsante Nuovo, o il template si apre solo in lettura
Ti manca il permesso per gestire i template. Chiedi a un amministratore dello studio di impostare Gestione documenti: Amministratore sul tuo utente.
Domande frequenti
Se modifico un template, cambiano i documenti già generati?
No. Quando generi un documento, Jet Studio ne fa una copia propria del contenuto. Vale anche per i documenti ancora in bozza: le modifiche al template non li toccano. Valgono solo per i documenti che generi dopo.
Posso usare lo stesso template per più clienti?
Sì, è proprio lo scopo del template. Ogni volta che generi un documento scegli il cliente, il dipendente e il rapporto di lavoro a cui si riferisce.
Posso cancellare un template?
No, puoi solo archiviarlo. Così i documenti generati da quel template restano collegati al template da cui sono nati.
Il passo successivo: Genera un documento da un template
Hai bisogno di altro aiuto? Scrivici da Assistenza › Contattaci in Jet Studio.
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