Archivia in automatico in Jet Studio i documenti prodotti con TeamSystem

Con questa guida configuri TeamSystem perché invii via email a Jet Studio i documenti che generi ogni mese. Jet Studio li riconosce e li archivia da solo nel cliente giusto, senza scaricarli e ricaricarli a mano.

Questo articolo è per lo studio e per gli operatori che usano il software paghe TeamSystem.

Come è organizzata la guida

La configurazione si divide in tre fasi:

1. Configurazione iniziale: colleghi la casella email a TeamSystem e crei il modello email. Si fa una volta sola.
2. Configurazione delle aziende clienti: abiliti l'invio per l'azienda e le assegni modello e destinatario. Si fa la prima volta e ogni volta che inserisci una nuova azienda.
3. Invio mensile: invii i documenti generati. È l'operazione che ripeti ogni mese.

Fase 1 – Collega la casella email e crea il modello

Passo 1. Collega l'account di posta a TeamSystem

1. Apri il comando Gestione account email e vai nella scheda GENERICI.
2. Inserisci le informazioni richieste come nell'immagine.

Nota: con alcuni provider, per esempio Gmail, le normali credenziali della casella potrebbero non bastare e serve generare una password per app. Per maggiori dettagli ti consigliamo di confrontarti con il tuo IT.

Quando la casella email è collegata correttamente al programma paghe, puoi passare al passo successivo.

Passo 2. Crea il modello email

1. Apri il comando TB1212.
2. Compila la tabella come nell'immagine.

3. Nel campo Codice inserisci un numero qualsiasi non ancora utilizzato, poi compila il campo accanto con la descrizione.

Puoi copiare e incollare il testo del modello da qui:

CLIENTE:$A01
TIPO:DEFINITIVI
PERIODO:$E03 - $E02

Fase 2 – Configura le aziende clienti

Passo 3. Recupera l'indirizzo di destinazione in Jet Studio

Perché il riconoscimento automatico funzioni, le email devono arrivare a un indirizzo specifico del tuo studio. Lo trovi in Jet Studio in Impostazioni studio → Documenti → Ricezione documenti via email. Ti servirà nel passo successivo.

In questa schermata indica anche:

• a quale utente inviare la notifica di archiviazione;
• quali mittenti accettare per il riconoscimento automatico. Ti consigliamo di inserire solo l'indirizzo email dell'account collegato al software paghe nel passo 1.

Passo 4. Abilita l'invio email per l'azienda e assegna il modello

Per prima cosa l'azienda deve essere abilitata all'invio tramite email.

1. Apri il comando AZIE → Tabelle aziendali → Parametri invio stampe.
2. Nella maschera PDFPAG, abilita il flag Invio email azienda.

3. Nella maschera EMAIL, nella sezione Servizi di pubblicazione, abilita il flag Invio e-mail azienda.
4. Nel campo Codice testo elaborazione mensile, associa il modello creato nel passo 2.
5. Inserisci l'indirizzo del destinatario, cioè l'indirizzo di Jet Studio recuperato nel passo 3.

Assegnazione massiva: il modello che hai creato vale per tutte le aziende che gestisci. Per configurare la funzionalità più rapidamente su tutte le aziende, ti consigliamo di usare il comando IMPAZIE.

Fase 3 – Invia i documenti ogni mese

1. Genera i documenti del mese.
2. Apri il comando PDFPAG → Elaborazione mensile → Invio e-mail.
3. Imposta i parametri come nelle immagini. Adatta solo azienda e mensilità al caso concreto.

4. Se ti serve, includi o escludi determinati documenti. Le opzioni disponibili dipendono dalla composizione della scheda.
5. Conferma: compare una schermata di riepilogo con destinatario, modello email e allegato.
6. Premi Invio: la mail viene inviata.

Domande frequenti

Devo creare un modello email per ogni azienda?
No. Il modello creato nel passo 2 vale per tutte le aziende che gestisci: basta assegnarlo a ciascuna.

Le credenziali della casella email non funzionano. Cosa faccio?
Con alcuni provider, come Gmail, serve una password per app al posto della password abituale. Il tuo IT può aiutarti a generarla.

Hai bisogno di altro aiuto? Per le impostazioni lato Jet Studio leggi Archiviare i documenti del software paghe via email. Per le configurazioni specifiche di TeamSystem puoi rivolgerti all'assistenza del software paghe; per tutto il resto contatta l'assistenza Jet Studio.