Archivia in automatico in Jet Studio i documenti prodotti con Zucchetti

Con questa guida configuri Zucchetti perché invii via email a Jet Studio i documenti che pubblichi ogni mese. Jet Studio li riconosce e li archivia da solo, suddivisi per cliente e mese di competenza, senza scaricarli e ricaricarli a mano.

Questo articolo è per lo studio e per gli operatori che usano il software paghe Zucchetti.

Come è organizzata la guida

La configurazione si divide in tre fasi:

1. Configurazione iniziale: colleghi la casella email a Zucchetti e abiliti l'invio. Si fa una volta sola.
2. Configurazione delle aziende clienti: crei il modello email e imposti il destinatario. Il modello si crea una volta; destinatario e modello vanno associati la prima volta e a ogni nuova azienda inserita.
3. Invio mensile: pubblichi e invii i documenti. È l'operazione che ripeti ogni mese.

Fase 1 – Collega la casella email e abilita l'invio

Passo 1. Collega l'account di posta a Zucchetti

1. Da Workspace, clicca sui tre puntini a destra e vai in Posta → Account → Nuovo.

2. Compila il nuovo inserimento come nelle immagini, con i dati della tua casella.

Importante: in Zucchetti puoi collegare in Workspace l'intera casella email, ma ti sconsigliamo di farlo. Per l'invio diretto dei documenti basta collegare il server di posta solo in uscita, come nelle immagini qui sotto.

Indirizzo del server in uscita e porta sono informazioni fondamentali e dipendono dal tuo provider. Con alcuni provider, per esempio Gmail, le normali credenziali della casella potrebbero non bastare e serve generare una password per app. Per questa parte della procedura ti consigliamo di confrontarti con il tuo IT.

3. Salva. Nel menu generale di Posta troverai una riga simile a questa.

Passo 2. Abilita l'invio delle email

Zucchetti genera le email con i documenti allegati come notifiche con allegato, nel momento in cui pubblichi i documenti nel folder organizzativo. Per abilitare questa modalità:

1. Vai in Aree applicative → Pannello di controllo → Configurazione e, nella sezione Opzioni Pubblicazione, attiva l'opzione Gestione Notifiche HR – Attiva Gestione.
2. Compila l'opzione Nr. Giorni conservazione con il numero di giorni per cui vuoi conservare le notifiche. Se non lo indichi, il valore predefinito è 45 giorni.

3. Vai in Aree applicative → Pannello di controllo → Schedulazione → Processi e controlla il processo schedulato Gestione Notifiche HR (ushp_bqueuenotify). Le notifiche vengono inviate solo quando questo processo viene eseguito.
4. Se il processo è disattivato, entra in modifica e abilita l'apposita opzione. Se vuoi, puoi anche modificarne la frequenza, che di default è ogni 5 minuti.

Buono a sapersi: dopo una pubblicazione a Folder Organizzativo che prevede l'invio delle notifiche agli utenti abilitati, le notifiche partono alla successiva esecuzione del processo schedulato. Se non vedi subito l'invio, è normale: basta attendere.

5. Verifica che lo scheduler sia attivo: vai in Aree applicative → Pannello di controllo → Schedulazione → Impostazioni e controlla che il flag Abilitato sia attivo.

Dove trovi le notifiche inviate: in Aree applicative → Workspace → Gestione pubblicazione → Notifiche → Gestione Notifiche. Di default questo menu è abilitato solo al gruppo 1 "Ammins.Zucchetti", perché mostra le notifiche di tutte le aziende presenti sull'impianto.

Fase 2 – Crea il modello email e imposta il destinatario

In Zucchetti puoi impostare destinatario e modello email in diversi modi. Per praticità, in questa guida usiamo un'impostazione massiva lato azienda, senza usare le forzature sui modelli di pubblicazione dei documenti. Se vuoi approfondire le modalità alternative, contatta l'assistenza del software paghe.

Il modo in cui invii il messaggio non influisce sul riconoscimento dei documenti, purché usi il modello predisposto e il destinatario corretto.

Passo 3. Crea il modello email personalizzato

1. Vai in Workspace → Impostazioni → Posta → Modelli messaggio → Modelli messaggio → Nuovo.

2. Per creare un nuovo modello serve anche una nuova categoria. Apri la lente accanto al campo della categoria, clicca su Nuovo e inseriscila come nelle immagini. La descrizione puoi sceglierla tu; il resto puoi copiarlo dall'immagine.

3. Creata la categoria, torna al percorso del punto 1 e completa il nuovo modello di messaggio. Copia il testo dell'email dall'immagine: descrizione e oggetto puoi personalizzarli, il testo nel riquadro giallo no.

Puoi copiare e incollare il testo da qui:

PERIODO:%DOC_MONTH_YEAR%
PERIODO:%PERDAL% - %PERAL%
RAGIONE SOCIALE:%DOC_DSCOMPANY%
CLIENTE:%CFISC%
TIPO:DEFINITIVI

Perché non va modificato: è una mail di sistema pensata per essere letta solo da Jet Studio. Grazie a questo testo archiviamo in automatico gli allegati, suddividendoli per cliente e mese di competenza.

Passo 4. Recupera l'indirizzo di destinazione in Jet Studio

Perché il riconoscimento automatico funzioni, le email devono arrivare a un indirizzo specifico del tuo studio. Lo trovi in Jet Studio in Impostazioni studio → Documenti → Ricezione documenti via email.

In questa schermata indica anche:

• a quale utente inviare la notifica di archiviazione;
• quali mittenti accettare per il riconoscimento automatico. Ti consigliamo di inserire solo l'indirizzo email dell'account collegato al software paghe nel passo 1.

Passo 5. Imposta l'indirizzo di Jet Studio sull'azienda

1. In Zucchetti vai in Gestione dati → Contatti → Aziende, seleziona l'azienda ed entra in modifica.

2. Nella maschera Sedi, inserisci l'indirizzo nel campo Email.

3. Nella maschera Gestione Recapiti, in Indirizzi per email di pubblicazione, inserisci l'indirizzo in Indirizzo principale dell'azienda.

Passo 6. Associa il modello email all'azienda

Ora associa all'azienda il modello di messaggio creato nel passo 3, per tutte le pubblicazioni:

1. Vai in Gestione dati → Contatti → Aziende → Autorizzazioni azienda → Pubblicazione a folder organizzativo → Per tutti i modelli di pubblicazione.
2. Seleziona il modello di messaggio creato in precedenza.

Fase 3 – Pubblica e invia i documenti ogni mese

Puoi pubblicare e inviare i documenti in due modi:

• dal lancio del singolo processo: di solito puoi abilitare pubblicazione e invio direttamente nella maschera di stampa e pubblicazione (vedi l'esempio qui sotto);
• dalla gestione stampe generale di Infinity.

Dopo la pubblicazione, le email partono alla successiva esecuzione del processo schedulato Gestione Notifiche HR (vedi passo 2).

Domande frequenti

Devo collegare tutta la mia casella email a Zucchetti?
No, e te lo sconsigliamo. Basta collegare il server di posta in uscita.

Ho pubblicato i documenti ma l'email non è ancora partita. È normale?
Sì. Le notifiche vengono inviate solo quando viene eseguito il processo schedulato Gestione Notifiche HR (di default ogni 5 minuti). Controlla anche che il processo e lo scheduler siano abilitati.

Posso cambiare il testo del modello email?
Puoi personalizzare descrizione e oggetto, ma non il testo del riquadro giallo: serve a Jet Studio per riconoscere cliente e periodo.

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Hai bisogno di altro aiuto? Per le impostazioni lato Jet Studio leggi Archiviare i documenti del software paghe via email. Per le configurazioni specifiche di Zucchetti puoi rivolgerti all'assistenza del software paghe; per tutto il resto contatta l'assistenza Jet Studio.