Archivia in automatico in Jet Studio i documenti prodotti con Job

Con questa guida configuri Job perché invii via email a Jet Studio i documenti che produci ogni mese. Jet Studio li riconosce e li archivia da solo nel cliente giusto, senza scaricarli e ricaricarli a mano.

Questo articolo è per lo studio e per gli operatori che usano il software paghe Job.

Come è organizzata la guida

La configurazione si divide in tre fasi:

1. Configurazione iniziale: colleghi la casella email a Job. Si fa una volta sola.
2. Configurazione delle aziende clienti: imposti destinatario, tipologie di documento e modello email. Si fa la prima volta e ogni volta che inserisci una nuova azienda.
3. Invio mensile: invii i documenti prodotti. È l'operazione che ripeti ogni mese.

Prima di iniziare: Job permette diverse modalità di configurazione per l'invio email. Ti consigliamo quella basata sull'operatore, descritta in questa guida. Se vuoi approfondire le modalità alternative, contatta l'assistenza del software paghe.

Fase 1 – Collega la casella email a Job

Passo 1. Configura l'indirizzo email del mittente

1. In Job vai in Documentale e servizi diversi → Gestione documentale → Configurazione → Configurazione generale → Distribuzione documenti.
2. Nella sezione Invio massivo e-mail, configura i campi come nell'immagine.

L'indirizzo del mittente è il recapito dell'operatore. Job lo prende da questo percorso, nella barra superiore: Configurazione → Profili e operatori → Operatori → seleziona l'operatore → Configurazione → Recapiti operatore.

Passo 2. Inserisci i parametri del server di posta

L'indirizzo email dell'operatore da solo non basta: per poter inviare servono anche i dati del server di posta.

1. Vai in Configurazione → Configurazione installazione → Anagrafica mittenti.
2. Inserisci le credenziali per l'autenticazione e i parametri SMTP (server di posta, utente e password) per l'indirizzo email dell'operatore.

Nota: con alcuni provider, per esempio Gmail, le normali credenziali della casella potrebbero non bastare e serve generare una password per app. Per questa parte della procedura ti consigliamo di confrontarti con il tuo IT.

Fase 2 – Configura le aziende clienti

Passo 3. Recupera l'indirizzo di destinazione in Jet Studio

Perché il riconoscimento automatico funzioni, le email devono arrivare a un indirizzo specifico del tuo studio. Lo trovi in Jet Studio in Impostazioni studio → Documenti → Ricezione documenti via email.

In questa schermata indica anche:

• a quale utente inviare la notifica di archiviazione;
• quali mittenti accettare per il riconoscimento automatico. Ti consigliamo di inserire solo l'indirizzo email dell'account associato all'operatore configurato nella Fase 1.

Passo 4. Aggiungi l'indirizzo di Jet Studio come destinatario della ditta

Prima di inserirlo, prepara l'indirizzo nella forma corretta.

Importante: aggiungi il codice fiscale dell'azienda all'indirizzo.
Jet Studio usa il codice fiscale del cliente per riconoscere il destinatario e allegare i documenti all'azienda giusta. I modelli di messaggio di Job non permettono di inserire questo dato in modo dinamico. Per non dover preparare un modello per ogni azienda, personalizza l'indirizzo di destinazione (di norma uguale per tutte le aziende clienti) aggiungendo dopo un + il codice fiscale dell'azienda.

Esempio: se il codice fiscale dell'azienda è 1234579221946,
g99pj-archivio@jetstudio.it diventa g99pj-archivio+1234579221946@jetstudio.it

1. Vai in Amministrazione del Personale → Gestione archivi → Ditte → Gestione ditte e richiama la ditta.

2. Nell'albero dell'anagrafica apri Documenti → Invio e pubblicazione.
3. Nella schermata Destinatari invio massivo e-mail, usa Nuovo destinatario (F4) per associare il destinatario con l'indirizzo preparato sopra.
4. Verifica che nella colonna Recapito compaia l'indirizzo corretto.

5. Nella colonna Profilazione → Tipologie documento, apri Elenco e scegli Tutte oppure Solo selezionate, indicando le tipologie destinate a quel recapito.

Passo 5. Abilita la ditta e le tipologie di documento all'invio email

1. Vai in Documentale e servizi diversi → Gestione documentale → Configurazione → Configurazione documentale → Impostazioni per Ditta → Invio massivo e-mail → Abilita.

2. Apri Dettaglio (Invio) e, nella sezione Invio massivo e-mail, premi Abilita (F4) per aggiungere le tipologie da inviare.

Buono a sapersi: nella scheda Impostazioni per Tipologia documento trovi anche la colonna Distribuzione da autorizzare. Se è attiva, i documenti passano dalla sezione dei documenti da autorizzare prima dell'invio.

Passo 6. Crea il modello email e associalo alle ditte

1. Vai in Documentale e servizi diversi → Gestione tabelle → Gestione modelli → Modelli invio massivo e-mail → Nuovo.

2. Compila il modello come nell'immagine.

Le parti tra parentesi graffe puoi trascinarle con il mouse dal menu di sinistra al box del testo dell'email. In alternativa, copia e incolla questo testo:

{RagioneSociale}
TIPO:DEFINITIVI
PERIODO:{MeseNumerico}-{Anno4Cifre}

3. Salva il modello.
4. Vai in Gestione documentale → Configurazione → Configurazione documentale → Impostazioni per ditta.
5. Seleziona la ditta o le ditte interessate.
6. Da Parametri invio mail seleziona Variazione massiva modello email ditta e scegli il modello appena creato.

Fase 3 – Invia i documenti ogni mese

Completate le fasi 1 e 2, puoi inviare i documenti via email.

Nota: il processo non è retroattivo. I documenti prodotti prima della configurazione non possono essere inviati in questo modo.

1. Produci i documenti. Puoi vederli in Documentale e servizi diversi → Gestione documentale → Esplora Documenti oppure in Produzione automatica documenti → Gestione fascicoli archiviati.
2. Vai in Documentale e servizi diversi → Gestione documentale → Distribuzione Documenti → Invio massivo e-mail → Invio massivo e-mail – Ditte.
3. Se prevista, completa l'autorizzazione in Documenti da autorizzare.
4. Apri Documenti da inviare.
5. Controlla ditta, documento, destinatario e situazione.
6. Seleziona i documenti e usa Invia.
7. Verifica l'esito e la sezione Documenti inviati.

Domande frequenti

Posso inviare documenti prodotti prima di completare la configurazione?
No, il processo non è retroattivo: vale solo per i documenti prodotti dopo la configurazione.

Le credenziali della casella email non funzionano. Cosa faccio?
Con alcuni provider, come Gmail, serve una password per app al posto della password abituale. Il tuo IT può aiutarti a generarla.

Devo creare un modello email diverso per ogni azienda?
No. Il modello è unico: per distinguere le aziende basta aggiungere il codice fiscale all'indirizzo di destinazione, come descritto nel passo 4.

Hai bisogno di altro aiuto? Per le impostazioni lato Jet Studio leggi Archiviare i documenti del software paghe via email. Per le configurazioni specifiche di Job puoi rivolgerti all'assistenza del software paghe; per tutto il resto contatta l'assistenza Jet Studio.