Genera un documento da un template

Crea un contratto, una lettera o un incarico già compilato con i dati di cliente, dipendente e rapporto di lavoro, controlla i valori e ottieni il PDF. Questo articolo è per i Consulenti del Lavoro e gli operatori dello studio.

Prima di iniziare

• Ti serve un template in stato Creato. Se non l’hai ancora preparato, vedi come creare un template di documento.
• Ogni generazione riguarda un solo destinatario: un cliente, un dipendente, un rapporto di lavoro. Non puoi generare documenti per più dipendenti in un solo passaggio: se ti serve lo stesso documento per più persone, generane uno per ciascuna.
• Puoi invece preparare più documenti diversi per lo stesso destinatario in una volta sola, con un set documentale. Trovi i dettagli più avanti.

Avvia la generazione

Puoi partire in due modi:

• da Documenti › Documenti generati, clicca Nuovo;
• da Documenti › Template e modelli, apri il menu nella colonna Azioni e clicca Genera documento. In questo caso il template è già selezionato e non puoi cambiarlo.

[Screenshot: lista Template e modelli con l’azione Genera documento nel menu Azioni]

La procedura è divisa in due step: Informazioni e Documento.

Step 1 — Informazioni: scegli template e destinatario

1. In Template di documento, scegli il template. Nell’elenco trovi solo i template creati.
2. Controlla il Nome del documento. Jet Studio lo propone unendo il nome del template e quello del destinatario, ma puoi cambiarlo.
3. Indica a chi si riferisce il documento, compilando i campi richiesti tra Cliente, Lavoratore e Rapporto di lavoro. Per ogni campo hai tre possibilità:
   • sceglierlo dall’anagrafica: le variabili di quel campo si compilano da sole;
   • crearlo al momento: accanto a Lavoratore e Rapporto di lavoro, clicca + per aggiungere un nuovo dipendente o un nuovo rapporto all’anagrafica, come faresti dalla scheda del cliente;
   • inserirlo a mano: clicca Inserisci manualmente e scrivi i dati nei campi che compaiono. Questi dati restano solo nel documento e non creano un’anagrafica. Se scegli di inserire a mano un campo, inserisci a mano anche quelli sotto (per esempio, con il cliente a mano anche lavoratore e rapporto di lavoro si compilano a mano).
4. Se il template ha variabili personalizzate, le trovi nella sezione Variabili personalizzate. Puoi compilarle qui o nello step successivo.
5. Clicca Avanti.

Avanti si attiva quando hai scelto il template e hai selezionato tutto ciò che prendi dall’anagrafica. I campi da compilare a mano puoi completarli anche nello step successivo.

I campi richiesti dipendono dalle variabili del template. Per esempio, un template che usa solo variabili del lavoratore ti chiede cliente e lavoratore, ma non il rapporto di lavoro. Un template che usa solo variabili personalizzate non ti chiede nessun destinatario.

Per vedere i valori che arrivano dall’anagrafica, clicca Vedi i campi accanto a ciascun gruppo.

Step 2 — Documento: controlla e completa i valori

Qui vedi il documento con le variabili già compilate con i dati reali. Il colore di ogni variabile ti dice cosa fare:

Se mancano dei valori, sopra il documento vedi un avviso come “3 variabili da compilare”. Se ci sono variabili che non esistono più, vedi “1 variabile non esiste più: rimuovila per poter salvare”. Clicca Vai alla prima per andare subito al primo punto da sistemare.

Correggere un valore dell’anagrafica solo in questo documento: clicca la variabile, scrivi il nuovo valore e clicca Applica. Per tornare al dato originale, clicca di nuovo la variabile e poi Usa il valore dell’anagrafica.

Puoi anche modificare il testo e aggiungere altre variabili da anagrafica con Inserisci. Le variabili personalizzate invece si aggiungono solo nel template.

Per vedere il risultato finale, clicca Vedi anteprima in PDF: l’anteprima si apre in una nuova scheda del browser e mostra anche le modifiche non ancora salvate.

Conviene aggiornare l’anagrafica. Se un valore manca perché il dato non è in anagrafica, aggiungilo lì: così lo ritrovi già compilato nei prossimi documenti.

Salva come bozza o crea il documento

Per chiudere hai due scelte.

Salva come bozza (in alto a destra)
Il documento resta modificabile in tutto: testo, valori e destinatario. Puoi salvare anche se mancano dei valori. Nel PDF della bozza, i valori mancanti appaiono come etichetta tra parentesi quadre, per esempio [Lavoratore - Nome].
Per riprendere una bozza, vai in Documenti generati e clicca Riprendi nel menu Azioni.

Crea (in fondo)
Finalizzi il documento. Il pulsante si attiva solo quando tutte le variabili del testo sono compilate e non ci sono variabili da rimuovere.

Quando crei il documento:

• le variabili diventano testo fisso;
• il documento non è più collegato all’anagrafica: se poi aggiorni i dati in anagrafica, il documento non cambia;
• puoi ancora correggere il nome e il testo, con Modifica e poi Salva modifiche, ma non i valori delle variabili né il destinatario. Se devi cambiare destinatario, genera un nuovo documento.

Ti consigliamo di salvare come bozza finché non hai controllato tutti i valori, e di cliccare Crea solo quando il documento è pronto.

Più documenti per lo stesso destinatario: il set documentale

Se allo stesso dipendente servono più documenti, per esempio contratto, informativa privacy e informativa TFR, puoi prepararli insieme.

1. Nello step Informazioni, in Template di documento scegli più template, fino a 10.
2. Compila il destinatario e il Nome del set documentale, poi clicca Avanti.
3. Nello step Documento, scorri i documenti con il menu Documento del set documentale o con le frecce. Un valore usato da più documenti lo compili una volta sola e vale per tutti.
4. Clicca Salva come bozza oppure Crea set documentale. Il set si crea solo quando tutti i documenti sono completi.

Dopo la creazione, ogni documento del set si corregge e si archivia singolarmente. Con Scarica PDF sulla riga del set ottieni un unico PDF con tutti i documenti.

Se parti da Genera documento in Template e modelli, il template è bloccato e non puoi creare un set: in quel caso parti da Documenti generati › Nuovo.

Scarica il PDF

In Documenti › Documenti generati, apri il menu nella colonna Azioni del documento e clicca Scarica PDF. È disponibile sia per le bozze sia per i documenti creati.

Se vuoi renderlo disponibile al cliente o al dipendente in Jet Studio, archivialo: vedi come archiviare un documento generato.

Se qualcosa non va

Il pulsante Crea non si attiva
Ci sono ancora variabili gialle (da compilare) o rosse (da rimuovere). Usa Vai alla prima sopra il documento per trovarle. Se una variabile è vuota apposta perché in quel punto non deve comparire nulla, rimuovila dal testo: un campo vuoto conta comunque come valore mancante.

Il pulsante Avanti non si attiva
Controlla di aver scelto il template e di aver selezionato cliente, lavoratore e rapporto di lavoro dove richiesti. Se un dato non è in anagrafica, crealo con + o clicca Inserisci manualmente.

Il template non compare nell’elenco
Nell’elenco trovi solo i template creati. Se il tuo template è in bozza o archiviato, vedi come rimetterlo in uso nell’articolo sulla creazione dei template. Se compare il messaggio “Si possono generare documenti solo da un template creato.”, il template è stato archiviato mentre generavi il documento.

L’anteprima in PDF non si apre
Probabilmente il browser blocca le finestre popup. Se vedi “Consenti le finestre popup per vedere l’anteprima in PDF.”, abilita i popup per Jet Studio nelle impostazioni del browser e clicca di nuovo Vedi anteprima in PDF.

Domande frequenti

Ho creato il documento, ma devo correggere il testo. Come faccio?
In Documenti generati, apri il menu Azioni e clicca Modifica. Correggi il testo e clicca Salva modifiche. Se il documento è già archiviato non puoi più modificarlo: clicca Crea una copia. La copia riporta il testo così com’è, senza variabili da compilare, e nasce come nuova bozza che puoi modificare e creare di nuovo.

Se archivio il template dopo aver salvato una bozza, perdo la bozza?
No. Puoi riprendere la bozza e crearla anche se il template nel frattempo è stato archiviato.

Posso generare lo stesso documento per tutti i dipendenti di un cliente?
Non in un solo passaggio. Ogni documento riguarda un solo dipendente e un solo rapporto di lavoro: ripeti la generazione per ciascuno. Puoi invece preparare più documenti diversi per lo stesso dipendente con un set documentale.

Il dipendente riceve il documento quando lo creo?
No. Generare un documento non invia nulla a nessuno. Il dipendente lo vede solo se lo archivi e scegli di renderlo visibile.

Il passo successivo: Archivia un documento generato e rendilo visibile a cliente e dipendente

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