Archivia un documento generato e rendilo visibile a cliente e dipendente

Deposita il PDF di un documento generato nell’Archivio dello studio e scegli chi può vederlo. Questo articolo è per i Consulenti del Lavoro e gli operatori dello studio.

Come funziona

Quando archivi un documento generato, il PDF finisce nell’Archivio, lo stesso dove trovi cedolini ed elaborazioni. Per archiviarlo usi il modulo di caricamento che già conosci: Jet Studio lo apre già compilato con il PDF e i dati del documento.

Archiviare è anche l’unico modo per far arrivare il documento a cliente e dipendente: lo vedono in Jet HR, e solo se lo rendi visibile.

Prima di iniziare

• Puoi archiviare solo un documento in stato Creato. Se è ancora una bozza, aprilo e clicca Crea. Vedi come generare un documento da un template.
• Se hai modifiche in corso sul documento, salvale prima di archiviare.
• I documenti di un set documentale si archiviano uno per uno.

Come archiviare il documento

1. Apri Documenti › Documenti generati.
2. Nel menu della colonna Azioni del documento, clicca Archivia documento. Se hai già il documento aperto, trovi la stessa azione nel menu ⋯ in alto.
3. Jet Studio prepara il PDF: vedi il messaggio “Preparazione del documento…”.
4. Si apre la finestra Archivia documento con il PDF già caricato.
5. Scegli il Tipo di documento, per esempio Documenti di studio. Il tipo non viene preso dal template: lo scegli tu ogni volta. Dopo averlo scelto compaiono gli altri campi.
6. Controlla Cliente e Lavoratore, già inseriti con i dati del documento.
7. Imposta la visibilità. Trovi i dettagli nella sezione qui sotto.
8. Clicca Archivia.
9. Se il documento è visibile al cliente, al commercialista o al lavoratore, si apre Opzioni di archiviazione: scegli se inviare le notifiche e clicca Invia. Trovi i dettagli più avanti.

Vedi il messaggio “Documento archiviato con successo”. In Documenti generati, accanto al nome del documento compare un’icona verde: passandoci sopra leggi “Archiviato nei documenti” e la data.

Chi vede il documento, e quando

Nel modulo trovi queste opzioni:

Il dipendente vede il documento solo se:

• il tipo di documento permette di mostrarlo al lavoratore;
• Documento visibile al lavoratore è su Sì. Se il documento non è visibile al cliente, non lo è nemmeno al lavoratore;
• è arrivata la data indicata in Visualizzabile dal lavoratore a partire dal.

Non tutte le opzioni sono sempre modificabili. Ogni tipo di documento può fissare in anticipo la visibilità: in quel caso, al posto del menu a tendina vedi un’indicazione fissa come “Visibile al lavoratore” o “Non visibile al lavoratore”. Le regole di ogni tipo si impostano in Impostazioni studio › Documenti › Tipologie di documenti.

Notifiche

Generare un documento non invia nulla a nessuno. Quando lo archivi e lo rendi visibile, invece, Jet Studio ti propone di avvisare chi lo vedrà, con le stesse notifiche di qualsiasi altro documento caricato in Archivio.

Nella finestra Opzioni di archiviazione:

• nella sezione Cliente, Invia notifiche (email e in app) è già attivo. Puoi cambiare chi riceve la notifica con Modifica destinatari, aggiungere un messaggio personalizzato e allegare il documento alla mail;
• nella sezione Lavoratori del cliente, anche Invia notifiche (email e in app) è già attivo. Se hai impostato una data futura, il dipendente riceve la notifica in quella data.

Se non vuoi inviare notifiche, disattiva gli interruttori prima di cliccare Invia.

Se devi modificare un documento già archiviato

Dopo l’archiviazione, il documento generato diventa di sola lettura: l’Archivio conserva una copia del testo così com’era. Per cambiarlo:

1. In Documenti generati, clicca Crea una copia nel menu Azioni. Puoi farlo anche con il pulsante Crea una copia in alto, se hai il documento aperto. La copia riporta il testo così com’è, senza variabili da compilare, e nasce come bozza.
2. Modifica la bozza e clicca Crea.
3. Archivia la nuova versione seguendo i passaggi qui sopra.

Se la nuova versione sostituisce quella già archiviata, controlla nell’Archivio la visibilità del documento precedente, oppure spostalo nel cestino. Così cliente e dipendente consultano solo la versione giusta.

Se qualcosa non va

Il documento non è più nell’Archivio e non riesci ad archiviarlo di nuovo
Il PDF archiviato è finito nel cestino. In Documenti generati l’azione Archivia documento non c’è più. Se apri il documento vedi l’avviso “Il documento collegato è nel cestino dell’archivio…”. Non serve archiviarlo di nuovo: vai in Documenti › Archivio, apri la scheda Cestino e clicca Ripristina sul documento. In alternativa, dall’avviso clicca Apri il documento archiviato.

Compare “Salva le modifiche prima di archiviare il documento.”
Nel documento ci sono modifiche non salvate. Clicca Salva modifiche e poi di nuovo Archivia documento.

Compare “Non è stato possibile caricare il cliente: scegli tu il cliente nel modulo.”
Jet Studio non è riuscito a inserire il cliente in automatico. Selezionalo tu nel modulo e prosegui.

Compare “Il documento è stato archiviato, ma non è stato possibile aggiornarne lo stato. Ricarica la pagina.”
L’archiviazione è andata a buon fine. Ricarica la pagina per vedere l’icona di documento archiviato. Non archiviarlo una seconda volta, altrimenti nell’Archivio avrai due copie.

Non trovo l’opzione per renderlo visibile al lavoratore
Controlla che:

• nel modulo sia selezionato un Lavoratore;
• Documento visibile al cliente non sia su No;
• il tipo di documento scelto permetta di mostrarlo al lavoratore.

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