Importa in blocco i dati dello studio: quale import scegliere – Centro Assistenza

Da Sincronizzazioni → Importa puoi caricare in un colpo solo clienti, lavoratori, utenti e rapporti di lavoro. Questa guida ti aiuta a scegliere l'import giusto e ti accompagna dal caricamento del file alla correzione degli errori.

Questo articolo è per gli operatori dello studio: possono importare sia gli amministratori sia i collaboratori.

Quale import scegliere

La scelta dipende da dove partono i tuoi dati:

Usi TeamSystem o Zucchetti? Carica direttamente il file esportato dal gestionale. Trovi la procedura nelle guide dedicate.
Vuoi partire dai flussi già inviati all'INPS? Usa l'import Uniemens.
In tutti gli altri casi usa il template Jet Studio.

Tipo di import	Quando usarlo	Cosa importa
Template Anagrafica clienti	Devi caricare o aggiornare un elenco di clienti	Clienti
Template Anagrafica lavoratori e attivazione area dipendenti	Vuoi caricare i lavoratori e invitarli nell'area personale	Clienti e lavoratori, con invito all'area personale
Template Utenti dei clienti	Vuoi dare accesso ad amministratori, utenti o commercialisti dei clienti	Clienti e utenti dei clienti
Template Rapporti di lavoro, Variazioni e Orari di lavoro	Il tuo software paghe non ha un import dedicato e vuoi caricare tutto insieme	Clienti, lavoratori, rapporti di lavoro, variazioni, sedi e orari di lavoro
TeamSystem	Il tuo software paghe è TeamSystem	Vedi Importa le anagrafiche da TeamSystem
Zucchetti	Il tuo software paghe è Zucchetti	Vedi Importa i rapporti di lavoro e gli orari da Zucchetti
Uniemens	Vuoi popolare lo studio dai flussi INPS già inviati	Clienti, anagrafiche dei lavoratori e sezione Uniemens del personale; se vuoi, anche rapporti di lavoro e bozze di orari

I template Jet Studio si caricano in formato XLSX o XLS, l'Uniemens in formato XML.

Avvia un import

Qualunque tipo di import tu scelga, parti sempre dalla stessa finestra.

Come fare

Nel menu a sinistra apri Sincronizzazioni e clicca Importa.
Scegli la Tipologia di import: una delle quattro anagrafiche (clienti, lavoratori, utenti, rapporti di lavoro) oppure Uniemens.
Se compare il campo Formato, scegli tra Jet Studio (Standard), TeamSystem e Zucchetti. Il campo compare solo quando hai più di un formato disponibile.
Leggi il riquadro informativo: ti dice cosa farà l'import.
Se usi il formato Jet Studio, clicca Scarica il template e compilalo.
Carica il file (uno solo, massimo 30 MB) e clicca Carica.

L'import lavora in background e può richiedere qualche minuto: nel frattempo puoi continuare a usare Jet Studio.

Puoi avere un solo import in corso alla volta per studio. Se ne avvii un altro prima che il primo sia finito, Jet Studio te lo segnala: basta aspettare che si concluda.

Importa con il template Jet Studio

Il template è un file Excel in cui ogni riga descrive un cliente e, a seconda della tipologia, un lavoratore, un utente o un rapporto di lavoro.

Scegli il template in base a cosa vuoi caricare. Ogni template contiene sempre le colonne del cliente, più quelle della sua tipologia.

Tipologia	Cosa carichi	Obbligatorio per creare un nuovo record
Anagrafica clienti	Clienti: denominazione, partita IVA, indirizzo legale, note, stato, simulatore costo dipendente	Codice fiscale e denominazione del cliente
Anagrafica lavoratori e attivazione area dipendenti	Lavoratori con residenza, cittadinanza, codici del software paghe e invito all'area personale	Codice fiscale del cliente; codice fiscale, nome e cognome del lavoratore
Utenti dei clienti	Utenti con ruolo Amministratore, Utente o Commercialista	Codice fiscale del cliente, e-mail e ruolo dell'utente
Rapporti di lavoro, Variazioni e Orari di lavoro	Lavoratori, rapporti, variazioni, sedi e orari di lavoro	Dati del cliente e del lavoratore, tipologia del rapporto, data di inizio della variazione, sede e (per i dipendenti) orario di lavoro

Regole per compilare il template

Compila solo il foglio Import definitivo. Jet Studio legge soltanto il primo foglio. Gli altri (regole per ogni campo, valori possibili, nazioni e comuni) ti servono come guida.
Non rinominare le colonne e non modificare la riga di intestazione.
Il codice fiscale del cliente identifica il cliente. Se esiste già nello studio viene aggiornato, altrimenti viene creato. Lo stesso vale per il lavoratore (identificato da cliente e codice fiscale) e per l'utente (identificato da cliente ed e-mail).
Le celle vuote vengono ignorate e non cancellano i dati già presenti. Puoi quindi ricaricare lo stesso file per aggiornare i dati.
Per svuotare una data, ad esempio la data di cessazione, scrivi $VUOTO$ nella cella.
Le colonne Sì/No accettano Sì e No.
Le date vanno inserite come data Excel o nel formato gg/mm/aaaa.
Ogni riga viene importata per intero oppure per nulla: le righe corrette entrano, quelle con errori restano fuori e le ritrovi nel file con gli errori.

Lavoratori e area personale

Se nella riga di un lavoratore indichi area personale attiva e un'e-mail, Jet Studio collega il lavoratore a quell'indirizzo e gli invia l'invito a creare l'account.

La riga va in errore se:

manca l'e-mail;
l'e-mail è già associata a un altro lavoratore dello stesso cliente.

Da sapere: ogni volta che ricarichi una riga con area personale attiva ed e-mail, il lavoratore riceve di nuovo l'invito. Se devi solo aggiornare altri dati, tienilo presente prima di ricaricare il file.

Rapporti di lavoro, variazioni e orari

In questo template le parti di una riga dipendono l'una dall'altra:

un rapporto di lavoro richiede il lavoratore e almeno una variazione;
una variazione richiede il rapporto e la sede di lavoro;
per i dipendenti la variazione richiede anche l'orario di lavoro, salvo i contratti intermittenti.

Se lasci vuoti alcuni campi, Jet Studio usa dei valori predefiniti: ad esempio l'orario full time da 40 ore, il CCNL e la qualifica della variazione precedente, e un nome generato automaticamente per l'orario.

La somma delle ore giornaliere deve coincidere con le ore da contratto, altrimenti la riga va in errore.

Importa da TeamSystem o Zucchetti

Se il tuo software paghe è TeamSystem o Zucchetti, non devi compilare il template: carichi il file esportato dal gestionale e Jet Studio lo converte nel formato standard.

Prima di iniziare:

l'opzione compare nel campo Formato solo se in Impostazioni → Software paghe hai configurato il software paghe corrispondente;
va scelta insieme alla tipologia Rapporti di lavoro, Variazioni e Orari di lavoro;
se nello studio sono configurati entrambi i software, Jet Studio preseleziona il primo formato disponibile: controlla sempre il campo Formato prima di caricare il file.

Come esportare il file e cosa viene importato lo trovi nelle guide dedicate:

Importa dai flussi Uniemens

Con l'import Uniemens popoli lo studio partendo dai flussi INPS già inviati: carichi il file XML e Jet Studio crea i clienti e le anagrafiche dei lavoratori che ancora non esistono.

File: un XML Uniemens, massimo 30 MB. Può contenere più aziende. Se il file non è un XML valido o non contiene aziende, Jet Studio lo rifiuta subito con un messaggio di errore.
Cosa importa: i clienti mancanti, le anagrafiche dei lavoratori mancanti e la sezione Uniemens del personale.
Cosa non tocca: le informazioni e le modifiche che hai già inserito per aziende e personale esistenti restano come sono.
Opzione Crea rapporti di lavoro e bozze di orari di lavoro: se la attivi, Jet Studio crea anche i rapporti di lavoro. Se esistono orari compatibili con il rapporto li riutilizza, altrimenti crea delle bozze di orario. I clienti non attivi vengono saltati.

A fine import il riepilogo ti indica quanti clienti, dipendenti e collaboratori sono stati importati e, se hai attivato l'opzione, quanti rapporti e orari di lavoro.

Controlla l'esito e correggi gli errori

Quando l'import è terminato, trovi il risultato in Sincronizzazioni e ricevi un'e-mail all'indirizzo di chi l'ha avviato. L'e-mail riporta studio, tipologia, esito ("andata a buon fine" o "terminata con degli errori"), dettagli e un link alla pagina.

Nella tabella delle importazioni vedi, per ognuna:

Tipologia, chi l'ha avviata e quando;
Stato: In corso, Completato, oppure Con errori / Con errori parziali se qualche riga non è stata importata;
Dettagli importazione, ad esempio "2 errori, 3 Clienti, 5 Persone, 4 Rapp. di lavoro";
le azioni Scarica il file originale e, se ci sono errori, Scarica il file con errori.

Puoi filtrare la tabella per stato e tipologia e cercare per autore.

Correggi le righe con errori

Se alcune righe non sono state importate, niente di grave: le ritrovi tutte nel file con errori, evidenziate in rosso. Nella prima colonna, errori, trovi il motivo. Il numero di riga è lo stesso di Excel.

Ogni messaggio ha la forma (Entità) [CODICE] descrizione, ad esempio (Cliente) [INVALID_CUSTOMER_SSN] Codice fiscale cliente non valido.

Scarica il file con errori dalla tabella delle importazioni.
Correggi i valori indicati nella colonna errori.
Ricarica il file da Importa. I record già importati vengono riconosciuti e aggiornati, non duplicati.

Se avevi importato da TeamSystem o Zucchetti, il file con errori ha le colonne del template Jet Studio, non quelle del gestionale. Per ricaricarlo scegli la tipologia Rapporti di lavoro, Variazioni e Orari di lavoro e il formato Jet Studio (Standard).

Messaggi di errore frequenti

Messaggio	Cosa significa	Come correggere
Codice fiscale cliente non valido / Partita IVA cliente non valida	Il codice fiscale non è valido oppure la partita IVA non ha 11 cifre	Controlla i dati del cliente
Codice fiscale dipendente non valido	Il codice fiscale del lavoratore non ha il formato corretto	Scrivilo con 16 caratteri, in maiuscolo
campo: Questo campo non può essere vuoto	Manca un dato obbligatorio per creare il record, ad esempio denominazione, nome o cognome	Compila il campo indicato
Email dipendente mancante	Hai attivato l'area personale senza indicare l'e-mail	Inserisci l'e-mail del lavoratore
Email indirizzo già associata ad altro dipendente	L'e-mail è già usata da un altro lavoratore dello stesso cliente	Usa un indirizzo diverso
Dati cliente / dipendente / rapporto di lavoro / variazione rapporto / sede di lavoro / orario di lavoro mancanti	Nella riga manca una parte da cui ne dipende un'altra	Compila le colonne della parte mancante
Esiste più di un rapp. di lavoro con questi dati	Più rapporti dello stesso lavoratore corrispondono alla riga	Indica il codice del rapporto (id esterno) per distinguerli
La somma delle ore lavorative deve essere uguale alle ore contrattuali	Le ore giornaliere non coincidono con le ore da contratto	Allinea ore giornaliere e ore da contratto
Codice comune non valido / Codice nazione non valido	Il codice non è presente nell'elenco	Usa i codici del foglio Valori possibili
La data di fine rapporto non può essere precedente alla data di inizio	Le date del rapporto non sono coerenti	Correggi le date

Consigli per un import senza intoppi

Fai prima una prova con pochi clienti e controlla il risultato in Jet Studio, poi importa tutto lo studio.
Scarica il template ogni volta da Importa: così hai sempre la versione aggiornata.
Controlla Tipologia e Formato prima di caricare il file: un formato sbagliato manda in errore tutte le righe.
Aspetta la fine di un import prima di avviarne un altro.
Correggi gli errori partendo dal file con errori scaricabile dalla tabella, non dal file originale.

Domande frequenti

Posso importare i file di un altro software paghe?
Per ora puoi caricare direttamente solo i file di TeamSystem e Zucchetti. Per gli altri software usa il template Jet Studio.

Se reimporto un file, cosa succede ai dati già presenti?
Vengono aggiornati solo i campi che compili. Le celle vuote non cancellano nulla.

Quanto tempo ci vuole?
L'import lavora in background e può richiedere qualche minuto, a seconda del numero di righe.

Chi può importare?
Tutti gli operatori dello studio, sia amministratori sia collaboratori.

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