Rimborso spese: come creare una policy aziendale

Come creare una policy sui rimborsi spese

Con il modulo HR Rimborsi spese puoi creare una policy che definisce le regole della tua azienda sui rimborsi spese. Basta che:

1. Entri in Impostazioni azienda dal menù a sinistra e poi in Funzionalità
2. Attivi la funzione Rimborsi spese cliccando sul pulsante in alto a destra accanto alla voce (che da grigio diventerà nero)
3. Clicchi sul pulsante Aggiungi policy

💡 Ogni azienda che già gestisce i rimborsi spese sulla piattaforma avrà una policy standard di rimborso spese impostata di default: le regole di rimborso sono quelle applicate dall'azienda finora. Se desidera impostare delle regole specifiche e/o modificare quelle esistenti, basterà modificare la policy standard oppure crearne una nuova solo per alcuni dipendenti!

Quali regole puoi impostare nella policy rimborsi spese

Una volta creata una nuova policy, potrai impostare le seguenti regole:

• Nome della policy: assegna un nome identificativo alla tua policy
• Analisi automatica delle ricevute: attiva l'Estrazione dati dal giustificativo se vuoi caricare le foto dei tuoi scontrini / giustificativi e lasciare che la piattaforma li legga e compili in automatico la richiesta di rimborso
• Rimborsi nel cedolino: scegli se i vari rimborsi spese per uno stesso dipendente compariranno in una sola voce nel cedolino o suddivisi per categoria (es: due rimborsi diversi da 10€ possono essere mostrati come un'unica voce da 20€)
• Categorie di spesa: seleziona i tipi di spese di cui i dipendenti possono chiedere il rimborso (es: pasti, trasporti, ecc.); puoi scegliere tra categorie già esistenti o aggiungere categorie di rimborso personalizzate, cliccando su Modifica accanto alla voce corrispondente
• Limiti di importo: imposta dei limiti massimi per ogni tipo di spesa (es: puoi limitare il rimborso per il pranzo a 20€); per le richieste che superano questi limiti, verrà rimborsato solo l'importo al di sotto del limite (nell'esempio sopra, se il limite è 20€ e il dipendente chiede 30€ di rimborso, gli verranno rimborsati sempre e solo 20€)
• Rimborsi non inclusi nel cedolino: puoi decidere se permettere ai dipendenti di inserire rimborsi che non verranno conteggiati nel cedolino, ma che saranno comunque tracciati nel sistema. Questo è utile, ad esempio, per le spese fatte con carte aziendali che non devono influire sulla busta paga del dipendente
• Campi aggiuntivi: puoi aggiungere dei campi extra, come codici progetto o codici commessa, per tracciare ulteriori informazioni; puoi anche decidere se rendere questi campi obbligatori o facoltativi
• Cambio valuta: puoi decidere di attivare l'opzione Cambio valuta per i rimborsi spese, con conversione automatica al tasso di cambio del giorno della spesa. Per abilitarlo, clicca sulla relativa voce

🔔 Al momento si può impostare un solo campo aggiuntivo: se hai bisogno di aggiungerne altri, segnalalo al tuo studio di consulenza del lavoro tramite Jet Studio e ne terremo conto in vista dei prossimi sviluppi!

Come assegnare la policy ai dipendenti

Dopo aver creato la policy, puoi decidere a quali dipendenti verrà applicata. Basta che:

1. Clicchi sulla voce Persone all'interno della nuova policy
2. Se vuoi applicare la policy a tutti i dipendenti, clicca sul pulsante in alto a destra Attiva visibili
3. Se invece vuoi applicare la policy solo ad alcuni dipendenti, puoi selezionarli manualmente cliccando sul relativo pulsante sotto la colonna Assegna policy
4. Se, ancora, vuoi applicare la policy solo ad alcuni lavoratori (dipendenti, collaboratori, tirocinanti) oppure ai dipendenti con un certo ruolo, utilizza i relativi filtri in alto a destra

💡 Ogni lavoratore può rientrare in una sola policy di rimborso: significa che, se crei una seconda policy con delle regole diverse per un lavoratore che è già incluso in un'altra policy, ti verrà chiesto se vuoi sostituire la prima policy per quel lavoratore.

Puoi anche decidere di escludere alcuni dipendenti da tutte le policy di rimborso, impedendo loro di richiedere rimborsi!

Come approvare, modificare o rifiutare un rimborso spese

Una volta impostata la policy, i dipendenti possono iniziare a inserire le loro richieste di rimborso:

• se la richiesta rispetta i limiti impostati nella policy, potrà essere approvata dal Manager o dall'Admin e verrà rimborsato quanto speso;
• se la richiesta non rispetta i limiti, Admin e Manager potranno comunque approvarla, ma verrà rimborsato in cedolino solo quanto speso sotto il limite.

🔔 Se necessario, è possibile gestire eventuali eccezioni, ad esempio modificando gli importi o escludendo un rimborso dal cedolino.