Configurare le Policy Timbrature

L’Admin può creare e personalizzare le regole per le timbrature attraverso le Policy Timbrature. Nella sezione Impostazioni Azienda > Funzionalità > Timbrature.

Dove vedere le timbrature

Puoi vedere tutte le timbrature dei dipendenti nella sezione Presenze e assenze > Timbrature, selezionando il mese di riferimento dalla tendina in alto a destra.

La sezione è divisa in 3 sotto-sezioni:

• Tutte - si possono vedere tutte le timbrature giornaliere dei dipendenti

• Da risolvere - giornate in cui si è verificata almeno un'anomalia di timbratura e per cui l'admin deve compiere un'azione di rettifica

• In gestione manager (se hai impostato i manager) - giornate in cui si è verificata almeno un'anomalia di timbratura e per cui il manager deve compiere un'azione specifica

• Risolte - giornate per cui si sono verificate anomalie che sono già state risolte

• Contatori periodici - qui vedrai il rapporto tra le ore previste e le ore lavorate, potendo filtrare il conteggio totale sulla settimana o sul mese

Cos'è un'anomalia

Un'anomalia si verifica quando c'è una discrepanza fra le regole di timbratura impostate nella policy e quello che fa il dipendente: ad esempio, quando il dipendente non timbra entro la finestra di tolleranza (cioè timbra troppo in anticipo o in ritardo) oppure non fa tutte le timbrature richieste (es. manca una pausa).

Esistono 6 tipi di anomalia:

• Ore lavorate - Quando in base alle timbrature del giorno risulta che il dipendente ha lavorato un numero di ore diverso da quello previsto (es. il dipendente doveva lavorare 8h ma ne ha lavorate 7h 45m)

• Orario non rispettato (solo per dipendenti con orario di lavoro fisso) - Quando un dipendente timbra l'entrata o l'uscita al di fuori dell'orario previsto per quella timbratura (es. il dipendente con orario fisso deve entrare alle 09:00 e ha 30m di tolleranza, ma timbra alle 09:45)

• Timbratura mancante - Quando un dipendente non effettua una o più timbrature (es. il dipendente con orario fisso si dimentica di timbrare l'uscita alle 18:00)

• Timbratura inattesa - Quando un dipendente effettua una timbratura in un giorno o in un orario non previsto

• Posizione mancante - Quando non viene rilevata la posizione del dipendente (se previsto dalla policy Timbrature)

• Distanza dalla sede - Quando la rilevazione della posizione è attiva e il dipendente timbra a una distanza dalla sede di lavoro che supera la distanza massima consentita (es. il dipendente timbra mentre è nel parcheggio)

Come risolvere un'anomalia

Per risolvere un'anomalia puoi:

• Modificare la timbratura - Cliccando su "Modifica timbrature", puoi correggere l'orario di timbratura del dipendente (es. il dipendente ha timbrato l'uscita in ritardo perché si è dimenticato e tu inserisci l'orario di uscita per lui)

• Inserisci assenza/straordinari - Cliccando su “Inserisci richiesta”, puoi inserire un'assenza o uno straordinario che giustifichi l'anomalia (es. il dipendente ha lavorato 7h 30m invece di 8h e quindi inserisci 30m di ROL per giustificare la differenza)

• Ignora timbratura - Cliccando sul relativo pulsante, puoi ignorare le timbrature del giorno e dare per buone le ore di lavoro previste, che quindi finiranno nella busta paga (es. il dipendente si dimentica di timbrare ma sai che ha lavorato e vuoi che gli vengano retribuite 8h per quel giorno). Rimarrà sempre visibile però il fatto che l’hai ignorata!

Attenzione! L'unico modo per risolvere un'anomalia di "Distanza massima non rispettata" è ignorare timbratura o inserire una richiesta di smartworking o trasferta per cui il limite sulla posizione geografica non viene calcolato.