Come timbrare l'orario di lavoro

Le timbrature permettono ai dipendenti di registrare l'orario di entrata e uscita dal lavoro e alle aziende di monitorare le presenze e di gestire con precisione gli orari di lavoro.

Come attivare il modulo HR Timbrature

Le Timbrature sono un modulo HR, che puoi attivare a pagamento. Se sei interessato a fare una demo sulla funzione, contatta il tuo studio di consulenza del lavoro tramite Jet Studio!

Dipendenti con orario fisso vs orario flessibile

L'esperienza di timbratura cambia a seconda che il dipendente abbia un orario fisso (es: 9-18) oppure flessibile (8h da fare in un giorno, ma senza orari predefiniti):

• il dipendente con orario flessibile potrà timbrare quando vuole, fintanto che raggiunge il numero di ore di lavoro previste per quel giorno, e tutte le volte che vuole, senza limiti
• il dipendente con orario fisso dovrà invece rispettare gli orari lavorativi e le finestre di tolleranza aziendali, altrimenti genererà delle anomalie. Se timbra al di fuori dell'orario previsto (es: lavoro serale), potrai decidere se riconoscere straordinari per le ore in eccesso

Come timbrare

Per timbrare l'inizio o la fine del lavoro, il dipendente dovrà:

• accedere alla Home della piattaforma, dove troverà subito la funzione per timbrare
• cliccare sul pulsante nero (con la scritta Timbra entrata o Timbra uscita)
• una volta cliccato sul pulsante, comparirà un messaggio di conferma nella Home

La timbratura sarà immediatamente registrata e visibile sia al dipendente che al Manager o Admin!

Se la tua azienda ha più sedi (e se il dipendente non ha una sede di lavoro specifica), la piattaforma identifica automaticamente la sede più vicina al dipendente che sta timbrando: in questo modo, non si verificano errori o anomalie di geolocalizzazione per chi lavora su più sedi o in mobilità. Inoltre, per chi lavora in smart working, la posizione non viene più prelevata automaticamente.

Cliccando sul pulsante Orario e timbrature, il dipendente entrerà nel dettaglio di quel giorno e potrà:

• se ha un orario fisso, vedere gli orari in cui dovrà timbrare (ad es, ingresso alle 9:00 e uscita alle 18:00)
• inserire delle eventuali note (ad es, "mi sono dimenticato di timbrare")
• vedere eventuali richieste di presenza e assenza già approvate ed inserire delle nuove richieste
• se l'Admin lo permette, modificare l'orario in cui ha timbrato quel giorno (inserendo anche una nota di spiegazione)

Attenzione! L'eventuale modifica dell'orario di timbratura rimarrà sempre visibile all'Admin / Manager.

Sezione Timbrature: come verificare le timbrature passate

Nella sezione Presenze e Assenze > Timbrature il dipendente potrà:

• visualizzare tutti gli orari di timbratura passati, divisi per mese (cliccando sul menù a tendina in alto a destra potrà selezionare il mese);
• vedere l'eventuale presenza di "anomalie" nelle timbrature passate (ad es, per un dipendente con orario fisso aver timbrato 2 ore dopo l'orario di ingresso previsto)
• se possibile, inserire delle note per l'Admin o il Manager
• aggiungere richieste di presenza o assenza, che aggiorneranno in automatico anche gli orari di timbratura (solo per i dipendenti con orario fisso)

Aggiornamento automatico delle timbrature

Le timbrature si adattano automaticamente a eventuali richieste di presenza o assenza: questo vale sia per i dipendenti con orario fisso, che per quelli con orario variabile (solo per quanto riguarda il monte ore totale).

• Esempio orario fisso: se il dipendente ha chiesto di uscire 1 ora prima del normale orario, l'orario di timbratura verrà aggiornato automaticamente per riflettere la richiesta
• Esempio orario variabile: se il dipendente ha preso 2h di ROL in un giorno in cui doveva lavorare 8h, ci aspetteremo 6h di lavoro quel giorno

Modifiche o errori nelle timbrature

Se la policy aziendale lo permette, i dipendenti potranno:

• modificare direttamente le timbrature cliccando sul relativo pulsante in corrispondenza della timbratura rilevante (ad es: se l'orario di timbratura è in ritardo per una dimenticanza). Ogni modifica effettuata dal dipendente, però, deve essere accompagnata da una nota esplicativa che motivi la richiesta di correzione, e sarà comunque visibile al Manager o Admin;
• inserire una richiesta di assenza cliccando sul relativo pulsante in corrispondenza della timbratura rilevante (ad es: timbra 1 ora in ritardo e inserisce 1 ora di richiesta di permesso)

Se l'azienda non prevede nessuno dei due casi, il dipendente non potrà fare niente.